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Un agradecimiento eterno

Hace unos días atrás, estuve visitando un cliente en sus oficinas, estaba muy cerca a las instalaciones de la empresa de el y decidí pasar a visitarlo, llevamos una excelente relación de proveedor-cliente desde 2002, pero mantenemos una muy buena amistad a pesar del tiempo.

En mi concepto es de los mejores clientes que tengo, no solo lo digo por el beneficio económico que recibí sino por toda la experiencia de trabajo que construimos con el tiempo y todos los momentos buenos y malos que compartimos durante todo este tiempo.

Lo llevo en mi alma por que cumple a la perfección un lema en los negocios que es fundamental, «NO se debe vender, se deben construir relaciones duraderas en el tiempo» y la verdad se cumplió a cabalidad. es una relación de gana a gana, económicamente el me da un buen beneficio y yo le soluciono los problemas de su empresa con los beneficios un excelente sistema de información que es software de varios módulos, así llevamos 17 años de trabajo.

Pero no todo ha sido color de rosa durante todo el tiempo, iniciando fue un camino con muchos tropiezos y cambios constantes, hubieron problemas en varios campos y muchas discusiones pero con el tiempo se han resuelto.

Entrando en detalles todo inicio por intermedio de un amigo en común, una persona llamada José con el que también llevamos una amistad de mas de 18 años, José es un ingeniero dedicado al mantenimiento de computadores, el ha creado una empresa solida con base a un buen servicio y calidad en los trabajo y es reconocido en el medio corporativo donde sus servicios son muy solicitados.

Un día José llego a mi oficina y me comento de un cliente de el, que tenia un problema, este cliente tenia un almacén de venta de repuestos en el 7 de agosto y necesitaba un software para el control de la compañía, para las personas que leen este articulo y que son de otros países, el 7 de Agosto es un barrio en Bogotá donde se venden toda clase de repuestos para vehículos de todas las marcas, esta lugar tiene una problemática bien fuerte por que es una gran zona donde existen muchos almacenes, uno al lado de otro, casi en cada puerta de cada casa existe un almacén, los hay de los mas reconocidos, hasta los mas desconocidos y de dudosa reputación, en fin, todo un problema social y organización al rededor de ellos.

Fui hasta la oficina de el y lo conocí, conocí sus instalaciones y conocí el funcionamiento de un almacén de repuestos, su nombre es Wilson y hablamos bastante tiempo y me dio a conocer la problemática de la organización fue un lago tiempo dedicado pero es un trabajo de campo que se debe realizar para conocer un cliente, soy de las personas que pienso que ademas de conocer el problema que se debe resolver se debe conocer al cliente, su entorno y su forma de pensar y su visión.

Wilson es una persona con una gran visión de negocios, muy organizado, muy dedicado, le gusta tener la información a la mano, Wilson tiene un hermano llamado Fernando, junto a él tenia una empresa que vendía repuestos para vehículos Ford y Chevrolet con 10 años de funcionamiento, Fernando conoce mucho de repuestos para vehículos de todos los modelos y de las dos marcas, sabe de referencias y sabe todos absolutamente todo, en mi concepto es una biblia (termino colombiano para indicar que conoce muchísimo y tiene gran experiencia).

El problema de esta empresa es que se llevaba todo en papel, volumen de repuestos, ventas, compras, prestamos a otros almacenes, perdidas, devoluciones, y como ustedes se podrán dar cuenta, llevar en papel la información de la empresa no es eficiente, tenían problemas graves como la falta de confiabilidad en la información, calidad de la información, inmediatez, claridad, organización, y muchos mas.

Después de la visita al almacén de Wilson, me senté a pensar y diseñar una solución para estos problemas, debía ser un producto, que atacara varios frentes de trabajo, inventarios, facturación, compras, y cada uno de estos frentes tenia que resolver problemas con prestamos, devoluciones en compras, devoluciones en ventas, perdidas, salidas por daños, clientes, proveedores, en fin, un producto grande y con varios módulos.

En realidad la compañía pasaba por malos momentos y no pasara mucho tiempo en caer en bancarrota, pues no se tenia información del estado actual de las finanzas, ademas de tener falencias económicas fuertes debido a que no se tenia información de lo que se debía ni lo que se tenia que cobrar

Después de varios días, le envié mi propuesta comercial con tiempos y costos, y el procedimiento para la construcción, las entregas de los módulos, las pruebas y las correcciones, yo ya tenia experiencia pues había construido dos años atrás un producto muy similar pero para una compañía que importaba herramientas para manipulación de cárnicos.

Wilson recibió y analizo la propuesta y no la pudo aceptar, el valor y el tiempo no se ajustaban al prepuesto, discutimos e hicimos algunos ajustes pero finalmente no acepto por el costo, para mi era importante este cliente por que conocía realmente su necesidad y quería satisfacerla con mi producto. yo tenia certeza al cien por ciento que yo podía construir la solución a su problema.

Por esa época yo tenia mucho interés en probar una nueva tendencia, lo que se conocía como Intranet, que es como la Internet con paginas html pero en un ambiente corporativo interno, las aplicaciones por esa época se construían y se instalaban en los computadores, a diferencia de las Intranets que había un servidor web en la empresa y no en la Internet y se accedía con el navegador a paginas alojas en este servidor, solo las personas en la red Internet de esta empresa podían acceder a consultar este servidor, ninguna persona externa podría hacerlo, de ahí su nombre, Intranet (red Internet interna).

Después de varias semanas de pensar y pensar que hacer para convencer a Wilson de construir esta solución y que el probara y aceptara, me decidir a cambiar mi propuesta de valor para la solución, le propuse empezar y que el me pagaba después el valor que el considerara justo por el producto y los servicios adicionales.

El también lo pensó mucho y finalmente acepto, y así empezamos a trabajar en conjunto con la tecnología que yo le había propuesto, iniciamos con varias entrevistas y comencé a crear el documento de requerimientos, en realidad un documento de requerimientos se debía hacer antes de la propuesta económica por que se debe conocer y medir el producto que se cotiza para asegurarse que el producto cumple con los requerimientos y que el valor del producto es el correcto. pero yo solo pensé en la necesidad y la urgencia de Wilson para que la empresa diera un vuelco total y poder encarrilarse frente al mercado y a la competencia.

Los primeros módulos se desarrollaron y se implementaron, fueron los primeros días y los primeros problemas, habían problemas de comunicación y también problemas de procedimientos, un sistema debe reflejar la información en el tiempo, pero también si un sistema recibe basura pues refleja basura, eso quiere decir que se entraba mucha información errada y así mismo los informes reflejaban errores, los problemas de información se resolvieron con reuniones constantes para entender el negocio plenamente, los problemas de procedimientos fueron un poco mas lentos para la solución.

En ese momento debí acudir a contadores y a ingenieros industriales para desarrollar procedimientos adecuados, muchos de ellos se debieron cambiar y otros eliminarlos, fue una labor ardua pero con buenos resultados.

Con el tiempo se creo un sistema de información robusto capaz de reflejar la información de manera clara y concisa de tal forma que se convirtió en el corazón de las operaciones diarias de la empresa, un noventa y nueve por ciento de las decisiones se toman con base en el sistema, los informes se han organizado de tal forma que tiene indicadores en tiempo real sobre la situación de la compañía, el cambio fue radical pues en un año se paso de la era del papel a la era digital.

Esta experiencia fue fundamental para replicar el sistema en otras empresas del mismo rubro y en la misma zona, no con la cantidad de clientes que esperaba pero si con un buen numero, habían ciertas barreras como el desconocimiento de la tecnología, aunque fue la columna vertebral para Wilson, no lo fue para otro numero de empresas, pues no lo entendía con claridad y lo veían como una limitación.

Con el paso del tiempo del tiempo se creció e producto y se agregaron mas funcionalidades, se crearon muchos mas informes para las diferentes áreas, pero se crearon nuevos problemas, el principal de ellos fue miembros de la organización que no entendía la importancia de ingresar la información a tiempo y con organización, por lo cual genero inconvenientes a corto y mediano plazo, finalmente se logro resolver el problema con jornadas de capacitación

Después de muchos años empresas de gran tamaño llegaron al mercado y abastecieron de nuevos productos, estas empresas tenían buen presupuesto para lideres de ventas y lograron abarcar mas mercado del que tenia el producto desarrollado, se predio una buena cuota de mercado difícil de recuperar, y finalmente llegaron nuevas tendencias entre ellas la facturación electrónica, lo cual era dificil de competir.

Finalmente Wilson y Fernando quedaron inmensamente agradecidos con el cambio radical que el sistema de información les trajo a la organización, cada vez que me encuentro con ellos son muy felices y me lo expresan de todas las formas por todo lo que se logro y hasta donde se llego, no pasa un día que nos encontramos y recordamos todo lo que se vivió y los logros que se alcanzaron, recuerdo algunas frases de ellos como: «sin ese sistema no hubiéramos existido mas en el mercado», «esta sistema nos llevo a cambiar la manera de pensar y de hacer las cosas».

De todo esto que experimento con este cliente y otros mas, me demuestra que el dinero no lo es todo, que lo que realmente me define como persona, como ingeniero, es la enorme satisfacción que me produce el poder ayudar a las empresas y a las personas a resolver sus problemas, que se pueden crear productos de software con la capacidad de resolver problemas pero que la gente se enamora a tal punto de dar fe y testimonio de sus felicidad y satisfacción.